Farmatic y Veri*Factu

A tener en cuenta:

La actualización de Farmatic V16.984X a una de las versiones que cumplan con el reglamento RSIF (Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación) no implica que automáticamente se configure y active con la AEAT. “En todo caso” debe ser configurada (paso 1) y establecida su activación (paso 2).

Tras la configuración de Farmatic, una vez actualizada a su versión al RRSIF, se activará según nos indiquéis, opciones:

• Ahora mismo, lo que implica su activación desde ese momento.
• En la fecha previa que vosotros nos indiquéis.

Nota: esta opción al igual que la anterior, cuenta con la ventaja, en periodo de pruebas, de poder observar todos los mensajes de incidencias y conocer anticipadamente su resolución; previo a su obligatoriedad, qué hacer en cada caso y cómo gestionar sus acciones.

• Programar el automatismo de su activación en las fechas establecidas como obligatorias para su cumplimiento, 01/01/2027 personas jurídicas y 01/07/2027 personas físicas.

La instalación de la nueva versión de Farmatic V16.984X se debe realizar en todos los equipos de la red interna de la farmacia, aun así, si por error, uno de los equipos no tiene actualizada la versión compatible con el RRSIF, Farmatic by Consoft ha asegurado el cumplimiento normativo y el registro que realice de Facturas serán informadas igualmente al servidor que realiza la comunicación con la AEAT. También, y con un solo servicio de comunicaciones, cabe la posibilidad de trabajar con múltiples conexiones a bases de datos.

El equipo servidor debe soportar los algoritmos criptográficos esenciales para comunicarse con la AEAT lo que implica que sus Sistemas Operativos deben ser como mínimo Windows 10 (con soporte) / Windows Server 2016; así os lo recomendamos: Microsoft (software base), Consoft (software Farmatic) y nosotros (distribuidores de Farmatic).

Las impresoras de ticket y Facturas deben soportar la impresión gráfica ya que la impresión del QR Verifactu a través de las mismas es uno de los requisitos de obligado cumplimiento del RRSIF.

Gestión y Control

• Breve resumen de procesos incluidos en el Manual de Farmatic by Consoft Versión V.16 984X (Nota: consta de 59 páginas pero son imágenes ejemplificantes en su mayor parte, es muy interesante).

  Tras la configuración y auditoría que realizaremos (ATC), emitiremos los listados de identificación de incidencias, que deberéis corregir: datos de las fichas de clientes que no coincidan con el Censo de la AEAT, las fichas de artículos que tengan IVA “0, o inválido”, y/o eliminar los tipos impositivos obsoletos:

  Ficha de cliente (edición directa desde la lista): nuestros clientes dados de alta para Farmatic tanto nacionales (nombre + NIF) como extranjeros (check otros países, tipo de documento y país) e incluso, cuando surja, para los no dados de alta (identificar el cliente de paso) podremos validar sus datos con la AEAT directa y automáticamente; así el estado del cliente dado de alta tendrá los datos: correctos, parcialmente incorrectos (no coincide la letra del NIF)  o incorrectos .

Desde la versión 9844 se ha incluido un parámetro de configuración -predeterminado en Sí- en ventas, por el que podremos determinar SÍ o NO a: -permitir cerrar la venta aunque el cliente no esté correctamente validado por la AEAT (a tener en cuenta, un cliente puede no ser validado inicialmente, siendo correctos sus datos, por el hecho de no estar censado para hacienda; es decir, hacienda no ha realizado ningún trámite previo con él). Si indicamos que NO en este parámetro, la venta nominativa/completa o la rectificación (en su caso) NO SE REALIZARÁ si el cliente no es validado por la AEAT.

• Ficha de artículo edición ARCHIVO/UTILIDADES/UTILIDADES DE ARTÍCULOS podremos actualizar desde “Asignación de Tipos Impositivos según Familias” o “Modificación de Artículos Mediante Listas”: tanto tipo impositivo 0% como tipo impositivo no aceptados en la actualidad (ej. 5 o 7).
• Tipos impositivos inexistentes, edición MAESTROS/GRUPOS DE IVA/ TIPOS IMPOSITIVOS: marcamos los tipos no admitidos y los borramos.

Gestión Verifactu,

Tras la configuración y, en su caso, activación automática para la fecha correspondiente, 01/01/2027 para empresa persona jurídica y 01/07/2027 para empresa persona física, nuestro Sistema Informático de Facturación (SIF) iniciará la comunicación en tiempo real con la AEAT (cada minuto).

Qué implica el párrafo anterior, que toda venta que se realice desde la Farmacia será informada a través del registro de facturación y este contendrá: el emisor y destinatario (simplificada si es de paso y completa/nominativa si se identifica al cliente) el encadenamiento de los registros, la identificación del SIF utilizado, el importe y sus tipos de IVA … sin por ello informar del detalle de las operaciones.

Todas las acciones que impliquen una variación de stock, que no sea derivado de una compra, suponen la emisión de factura simplificada o completa, tan solo el Presupuesto no supone su envío a la AEAT. Es decir, albarán, ticket, factura crédito o contado simple o completa y receta pendiente, serán remitidas como Factura a la AEAT.

Esta emisión de factura incluirá en todos los casos el “QR tributario y VERI*FACTU” ubicado según requisitos en el formato ticket (con impresoras que admitan la gestión gráfica) o factura (plantillas .dotm), permitirá leer y mostrar la información de la operación tal y como exige la normativa:

Qué percibiremos en nuestra operativa diaria, ¡nada más allá de lo conocido!, Farmatic by Consoft ya ha realizado todas las programaciones necesarias para que vuestra actividad no se vea incrementada por este cumplimiento normativo.

Cómo gestionará Farmatic los cambios que deriven de nuestra operativa común:

FACTURA RECTIFICATIVA (se utilizará para modificar los datos de una factura origen) 

• Rectificativa por Sustitución, del nombre del cliente (sus datos) o tipo impositivo, botón Rectificar operación en diario de ventas o Rectificar en histórico de facturas o de verifactu: se dará ante una “factura origen ya enviada a la AEAT” y que emitirá otras 2, una idéntica a la original pero de ABONO y otra rectificativa con los cambios realizados, cuando se dé, la factura rectificativa incluirá la información de la factura rectificada (factura origen-factura abono) y un icono que permitirá su rápida identificación.

• Motivos que pueden precisarla:

  • la incidencia o identificación del nombre del cliente o en el tipo impositivo asignado al artículo (ej.: era una factura simple/Ticket y ahora será una factura completa/Nominativa; el tipo impositivo del artículo no es el que corresponde, el cambio del tipo impositivo de una factura no modificará el asignado en la ficha del artículo; tras el envío de la factura origen a la AEAT ésta la acepta con errores o la rechaza y la corregiré).
  • la farmacia gestiona la facturación de un grupo (residencia, clínica …) con ventas a crédito en distintas fechas, cuando el cliente solicite la factura del periodo la realizaré como siempre y ello implicará una de abono de todas las operaciones completas de las ventas a crédito realizadas y generará otra con todas ellas agrupadas en una rectificativa.
  • Rectificativa por Diferencias, cambios necesarios en el detalle de la operación (Farmatic la identifica como Diferencias), botón Anular operación en diario de ventas al marcar previamente el botón de reimpresión, o directo en la consulta de operaciones anteriores. Es decir, de nuevo tendré una “factura origen ya enviada a la AEAT” y se emitirán otras 2: una idéntica a la original pero de ABONO y otra rectificativa con los cambios realizados tras indicar SÍ a la pregunta:

Motivos que pueden precisarla:

• La venta origen tiene más o menos líneas/unidades de las que pretendo ahora, también podré modificar el nombre del cliente y NO los tipos impositivos (aplicarán los de la ficha del artículo).

ANULACIÓN (se utilizará para anular por completo una factura origen, o como abono si no se asocia a una factura origen)

• Anulación de operación en su totalidad, botón Anular operación en diario de ventas al marcar previamente el botón de reimpresión, o directo en la consulta de operaciones anteriores. Importante!!!, en este caso indicaré NO a la pregunta:

Motivos que pueden precisarla:

• El paciente no quiere lo vendido así que tendré que realizar la devolución/abono sin más.
• He realizado una factura rectificativa y me he equivocado -NO PUEDO RECTIFICAR UNA FACTURA RECTIFICATIVA- tendré que anularla y después realizaré la factura que realmente pretendía.
• He realizado el apunte de la Liquidación de la Facturación de Recetas que realiza el colegio por mí (estoy en recargo de equivalencia o en régimen general sin gestión del Libro de IVA) y me he equivocado en el importe -NO PUEDO RECTIFICAR UNA LIQUIDACIÓN- tendré que anular la que informé y gestionarla de nuevo.

SUBSANAR (se utilizará exclusivamente ante comunicaciones rechazadas o solicitadas por la AEAT, 3 casos)

• La operación rechazada no admite rectificación porque requiere de ajustes internos en Farmatic que derivarán en una actualización de la versión, lo que implicará tras la actualización pulsar el botón Subsanar (sólo aparecerá tras la actualización y sólo en la vista del Histórico Verifactu).
• La AEAT solicita el reenvío de una operación ya comunicada y aceptada, se tendrán que habilitar tanto el check “Mostrar facturas pendientes de revisar” como “Mostrar facturas aceptadas” disponibles en el Histórico Verifactu para observar el botón subsanar.
• La operación se rechaza por la AEAT porque la factura es completa/nominativa y el cliente informado no consta en la base de datos de la AEAT -NO ESTA CENSADO (su DNI no ha realizado ninguna operación con AEAT)-, pulsaremos el botón Subsanar cliente no cesado pasará a estado aceptado con errores y tras 48h volveremos a pulsar el citado botón.

LIQUIDACIÓN DE RECETAS (debe notificarse a la AEAT ya que la facturación de recetas NO genera factura, tanto para las Farmacias en Recargo de Equivalencia como para las que estén Régimen General SIN Libro de Registro de IVA activo).

La liquidación de recetas se realizará mensualmente desde el botón Liquidación de recetas disponible en el Histórico Verifactu indicando botón Nueva. Aquí, identificaré el mes y año que liquido y el importe total de la liquidación (recomendamos obtener previamente el importe definitivo del Colegio evitando así anulaciones posteriores y nuevas liquidaciones). Esta acción crea una factura simplificada de la serie FR con fecha de operación el último día del mes y la fecha de expedición del día en el que se realice (actualmente la AEAT admite hasta un máximo de 15 días después del devengo, es decir, hasta el día 15 siguiente al mes vencido).

Control Verifactu,

Consoft ha establecido un control diario, en él, y con el primer inicio de Farmatic (en cualquier equipo) se comprobará si hay registros de facturación por REVISAR por estar estos rechazados o aceptados con errores y se revisarán en el Histórico Verifactu.

Además, y en cualquier momento, podré observar el estado de cada operación realizada desde el Diario de Ventas o desde el Histórico de Facturas a través del Icono Verifactu que indica su estado; el envío de los registros de facturación es en tiempo real (1 minuto) al igual que el tiempo de su respuesta.

EL HISTÓRICO VERIFACTU (UTILIDADES/VERIFACTU/HISTÓRICO VERIFACTU) no será visible hasta que no se active VERIFACTU y como indicamos al inicio “esta activación se realizará según vuestra elección (ahora, otra fecha, fecha obligada)”. La vista de éste es la que sigue y dispone de cuatro pestañas:

Por defecto informará del último mes y con el check detalle activo, en consecuencia si de una factura origen se han generado varios registros (rectificación, subsanación, anulación) observaremos el detalle de los mismos.

En cualquier caso, si una factura origen es rechazada o aceptada con errores dispondremos del botón XML que nos permitirá analizar el error; además, el check “Mostrar facturas pendientes de revisar” que facilitará la corrección mediante su rectificación, por qué: porque sólo visualizare aquellas que requieran de mí atención.

La pestaña de envío, muestra los envíos realizados a la AEAT (se asimila a los envíos por lotes Sevem) se agrupan en la parrilla superior, y en la inferior, observaremos un máximo de 1000 operaciones. Si lo deseamos podemos determinar otras formas de visualizarlo: sin agrupar, aceptadas, aceptadas con errores ….

La pestaña de cadena de registros de facturación muestra la cadena del registro de facturación comunicado a la AEAT con los datos identificados en el mismo.

La pestaña de incidencias (no se realizarán nuevos envíos hasta que se resuelva la incidencia) identificará las que se produzcan en la comunicación/conexión NO las propias del registro de facturación, el icono que identifica esta situación será este y sobre el mismo se mostrará el mensaje de su causa y si esta requiere o no de intervención. Es decir, las comunicaciones que se reintentarán automáticamente (más/menos al minuto) y aquellas que requerirán de alguna intervención vuestra o nuestra para solucionarla indicando qué hacer y con el botón para solucionarlo en Configuración de la empresa, ejemplos:

Como siempre, contad con nuestro equipo para cualquier consulta al respecto, ATC.