Iniciar la contabilidad; documentos que geran repercusiones contables y asiento de apertura
La contabilidad en A3ERP y a3asesor Business 360 permite registrar y consultar toda la información económica de la empresa, integrando automáticamente datos procedentes de la gestión (facturas, cartera, IVA…) y permitiendo también la entrada manual de asientos cuando sea necesario.
A continuación se explica cómo iniciar la contabilidad, qué documentos generan repercusiones contables y cómo introducir el asiento de apertura.
Factura como entrada principal
La factura es el documento principal de la aplicación y el que genera efectos contables. El resto de los documentos no afectan.
A continuación, se detallan las repercusiones contables que realiza la aplicación cuando el usuario introduce una factura, ya sea desde el módulo de gestión o desde contabilidad.
Al entrar una factura, se registra automáticamente:
- En el libro registro de IVA
- Se generan los vencimientos en Cartera
- En los Modelos de Hacienda
- En los Asientos contables
- Si estamos en activados en RRSIF en la modalidad VERI*FACTU, se enviará al AEAT. Del mismo modo, si está activo al SII o TICKETBAI.
Cuando se realiza un cobro o un pago en cartera, también se realiza el asiento correspondiente.
Asientos como entrada secundaria
Al entrar un asiento, ya sea mediante factura o manualmente, se obtiene la siguiente información contable:
- El registro en el libro Mayor
- El registro en el libro Diario
- El registro en los Balances
Ya se han visto las diferencias al entrar la información por factura o apunte.
En el momento de entrar un documento, si hay duda, la pregunta a realizar es: ¿Debe quedar reflejado en el registro de IVA? Si la respuesta es Sí, se debe entrar por Factura; en caso contrario por Apuntes.
Recordatorio importante: si una operación debe reflejarse en el registro de IVA, debe entrar como Factura. Los asientos manuales no tienen repercusión en el libro de IVA.
Asiento de apertura
Para iniciar la contabilidad del ejercicio es imprescindible introducir el asiento de apertura, que recoge los saldos iniciales del balance de situación.
Si dispones del módulo, puedes acceder al menú Contabilidad.
Pasos para introducir el asiento de apertura
- Acceder al menú "Contabilidad/ Gestión de asientos".
- En la parte superior, selecciona el tipo de asiento a entrar. En este caso, "Apertura". Pulsa "Nuevo".
- Aparece la ventana de entrada de asientos. El primer dato solicitado es la fecha, que en este caso deberá modificarse al 1 de enero del ejercicio.
A continuación, introduce cada una de las partidas que integren el asiento de apertura de la empresa.
- Cumplimentados los datos, pulsa "Guardar".
Nota:
- Se recomienda que, en caso de que el asiento sea muy extenso, se guarde periódicamente, aunque no esté finalizado. Posteriormente, podrá editarse y continuar con la introducción de apuntes.
- Si por motivos externos se produce un bloqueo del equipo o un corte de suministro eléctrico y el asiento no se ha guardado, se perderá toda la información introducida hasta ese momento.
De la misma forma, se introducirán todos aquellos asientos que, al no llevar IVA, no requieren la entrada de factura, por ejemplo: nóminas, transferencias entre cuentas bancarias (no cobros ni pagos), impuesto sobre sociedades, variación de existencias, etc.
Consideraciones importantes
- La puesta en marcha de la contabilidad no es obligatoria antes de empezar a facturar; puede realizarse más adelante.
- Si no se realiza el apunte de apertura antes de iniciar la facturación y la cartera, los saldos no serán correctos.